PREGUNTAS FRECUENTES

Cada factura debe tener su orden de compra y Nota de Entrada las cuales deben serle enviadas por el usuario/departamento de ALPLA que solicita el producto o servicio.

Para tramitar a través del portal es requerido los archivos electrónicos siguientes:
1. XML de la Factura: Contiene la información completa de la factura.
2. XML de la Respuesta de Hacienda: Mensaje de aceptación y validación de Hacienda.
3. PDF de la Factura: Nos referimos a la representación gráfica de la factura.
4. PDF de la(s) Orden(es) de Compra: Se la entrega el usuario/solicitante de ALPLA.
5. PDF de la(s) Recepción(es) de Producto o Nota de Entrada: Se la entrega el usuario/solicitante deALPLA.

NO, si la factura ya fue tramitada en el Portal ALPLA SIV, ya no es necesario presentarla en físico en caso de algún inconveniente se estará notificando a través del portal para su resolución.

NO, el proceso de pago comienza hasta que se cumpla con todos los requisitos a través del Portal ALPLA SIV y el mismo le notifica su aceptación.

Se aceptarán entregas físicas de Facturas no electrónicas únicamente si se anexa una copia de la resolución de Hacienda autorizando la prórroga, y por supuesto el resto de los requisitos básicos: Orden de Compra y Nota de Recepción de Producto o Nota de Entrada.

Las mismas no podrán ser aceptadas por el portal ALPLA SIV, por lo que deberá anular y volver a emitir sus facturas electrónicas para el trámite de su pago.

Los motivos del rechazo pueden ser varios, a continuación los más frecuentes:

a) Orden de compra agotada: Debe solicitar al usuario de ALPLA la nueva OC para procesar el trámite.
b) Diferencias en precio: Debe revisar si el error es en la factura o en la OC, dependiendo de ello se deberá corregir la factura o gestionar con el usuario/solicitante de ALPLA que corrija la OC.
c) Datos fiscales erróneos: Debe asegurarse facturar con los datos brindados en el comunicado del 1/Nov/18 en el caso de discrepancias debe corregirse la factura electrónica.
d) Unidad de medida errónea: Debe revisarse con detalle el motivo y corregirse la factura electrónica.
e) Falta de documentación de respaldo: Si su compañía fue notificada que para el trámite de su factura es necesario documentación adicional, si esta no se adjunta en el portal ALPLA SIV, su trámite será rechazado. Por lo que deberá volver a tramitar la factura nuevamente a través del portal.

 

A través del Portal ALPLA SIV, podrá ver el estatus de c/u de las facturas, en el caso de que haya alguna observación o requerimiento se podrá consultar en la sección “Mis Facturas”. *Ver más detalles en el manual.

Tal como lo indica el Artículo 12º‐ DGT‐R‐48‐2016 “..deben anularse o modificarse mediante la utilización de notas de crédito o débito electrónicas,” Por lo que es importante colocar en observaciones el número de documento al que se hace referencia la corrección.

A partir del 1/Nov./2018 se debe enviar automáticamente al correo principal supplier.invoicecr@alpla.com y copia al usuario solicitante de ALPLA, tal como se muestra a continuación:
Para: supplier.invoicecr@alpla.com
Copia: ………….......................….@alpla.com
El usuario/solicitante de ALPLA al recibir la factura electrónica podrá emitir la Nota de Entrada correspondiente y enviársela por correo al proveedor para que éste pueda iniciar el trámite de pago ya sea físicamente (antes del 15/Nov.) o a través del Portal ALPLA SIV (después del 15/Nov.)