COMUNICADO A PROVEEDORES NACIONALES

C.R., S.A.

COMUNICADO A PROVEEDORES NACIONALES

Noviembre 01, 2018

Estimados Proveedores Nacionales,

En relación a la implementación de la Facturación Electrónica, queremos hacer de su conocimiento los siguientes
temas:

1. Para emitir facturas electrónicas a nombre de ALPLA C.R., S.A. se deben considerar los datos siguientes:

2. Todas las facturas que se emitan deben ser enviadas al correo supplier.invoicecr@alpla.com
Esto sustituye la dirección enviada en comunicados anteriores.

3. Adicionalmente, la factura debe ser enviada al contacto usuario/solicitante de ALPLA en el mismo momento de
su emisión; Ambos correos son indispensables, no obstante, en caso de que su proveedor de servicios de
facturación solo acepte un correo electrónico se debe utilizar como principal el correo
supplier.invoicecr@alpla.com y a su vez enviar una copia del XML y PDF de la factura al contacto
usuario/solicitante.

4. A partir del jueves 15/Noviembre ALPLA C.R., S.A. contará con un portal exclusivo llamado “ALPLA SIV” Supplier Invoicing Validation, para la verificación de comprobantes electrónicos a partir de dicha fecha, requerimos de su colaboración para que todas las facturas electrónicas que emitan en su facturador a nuestra entidad, sean
cargadas a dicho portal en el mismo día de su emisión (con un máximo de 3 días naturales después de su emisión).

5. Para realizar el trámite de sus facturas electrónicas es necesario que ya se cuente con los requisitos básicos:
A) Orden de Compra, abreviatura “OC”
B) Nota de Recepción de Producto o también llamada Nota de Entrada, abreviatura: “NE”

El proceso es el siguiente:

• ALPLA: Por medio de nuestros diferentes departamentos, el usuario/solicitante le hará llegar a su correo
  la Orden de Compra del servicio o bien requerido.
• PROVEEDOR: Al recibir la O/C emite la factura correspondiente (con los datos arriba brindados).
• PROVEEDOR: Envía factura por email al usuario/solicitante de ALPLA (inciso 3) para que este emita la
  Nota de Entrada en nuestro ERP.
• ALPLA: El departamento solicitante de ALPLA emite NE y se la entrega vía correo electrónico al proveedor.
• PROVEEDOR: Procede a tramitar su factura a través del Portal ALPLA SIV.

6. Dado que se habilitará el acceso al portal ALPLA SIV a partir del 15/Nov. Estaremos compartiéndoles el
respectivo manual de usuario con las instrucciones detalladas, el mismo será enviado con 3 días hábiles de
anticipación.

7. Con la implementación del Portal ALPLA SIV a partir del 15/Nov. el horario de atención del que dispondrá el
proveedor para tramitar las facturas será de 24/7 online.

8. ALPLA C.R., S.A. NO aceptará facturas físicas en sustitución de los XML por parte de los proveedores una vez estos ya tengan la obligatoriedad de emitirlos según Hacienda.

9. Hasta el miércoles 14 de Noviembre de 2018 ALPLA C.R., S.A. recibirá facturas de forma física, las cuales se
deberán depositar en el buzón ubicado en La Valencia, Ulloa, Heredia. Anexando los requisitos correspondientes:
Factura + Orden de compra + Nota de Entrada, como actualmente se hace.

10. La carga de sus facturas en el portal es indispensable para que ALPLA C.R., S.A. pueda dar aceptación o rechazo de sus facturas, así como para que pueda realizar el pago respectivo de las mismas, por lo que a partir del 15/Nov el trámite de pago se realizará únicamente a través del portal ALPLA SIV.

11. Finalmente aprovechamos para notificarles que el correo para información sobre la Declaración D151 es el
siguiente: Mercedes.Vindas@alpla.com

Para cualquier consulta, póngase en contacto con nosotros al Tel: 2263-9787, Ext: 7618 en el horario de
atención 8:00 am a 12:00 pm de Lunes de Viernes.

A T E N T A M E N T E

Departamento de Contraloría y Finanzas